私は数多くの企業の方々に資料作成指導を行っていますが、かなりの方が資料作成に多すぎる時間を費やしているのを実感しています。 その原因としては大きく2つの無駄があります。1つは作成プロセスの無駄であり、もう1つは資料の品質の無駄です。 この2つの無駄をなくすことができると資料作成時間は劇的に少なくなります。

まずは作成プロセスの無駄のなくし方です。 プレゼン資料をパワーポイントで作成する際に、いきなりパソコンを立ち上げて、あれこれと試行錯誤しながら資料を作り始めている方は多いと思います。 しかし、このやり方では時間を無駄にしている可能性が大きいです。

これは情報を集め、考え、作るプロセスを同じタイミングでやっているからです。
本来パワーポイントは考えを表現するためのツールであり、思考することには向いていません。 しっかりと構想を決める時間を取り、すべて考え尽くしてから一気に作成した方が、効率がよく、作成時間も短くてすみます。 今まで数多くの方の資料作成の指導をしてきましたが、考える時間と作る時間を分けて資料作成をした人は、いきなりパソコンで作成し始めた人の半分以下の時間で完成することがほとんどでした。 しかも、資料もわかりやすく、時短だけではなく、品質も高められます。

15分、30分単位で作業を細分化する
資料作成時間の見積もりやスケジューリングは「大体半日かな」、 「3時間はまとまった時間が必要だろう」などざっくり立てている方も多いかもしれません。 効率的に資料作成を行うには、もっと細かい見積もりをすることをおすすめします。

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「てんこ盛り」の資料はよくわからない

日本人のプレゼン資料は「線」が多すぎる
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